Kirjastojärjestelmästä toiseen, eli miksi kirjasto on kiinni kaksi viikkoa?

Kaikki Kirkes-kirjastot ovat järjestelmävaihdon vuoksi suljettuina 31.10.-13.11.2016. Moni asiakas on ihmetellyt, mitä kirjastossa oikein sulkuaikana tapahtuu. Kerromme tässä, miten järjestelmävaihto vaikuttaa kirjaston toimintaan ja mitä henkilökunta tekee, kun kirjasto on kaksi viikkoa kiinni.

Kirjastojärjestelmä on kirjaston asiakaspalvelun sydän ja aivot. Ilman toimivaa järjestelmää henkilökunta ja asiakkaat eivät tiedä, mitkä kirjat ovat hyllyssä ja mitkä lainassa, kenellä on kirjastokortti ja ovatko asiakkaan varaukset vielä matkalla vai jo varaushyllyssä odottamassa noutoa. Emme myöskään tietäisi, mistä aiheista kokoelman kirjat kertovat.

Kirjastojärjestelmän vaihtuessa koko kirjasto toiminta pysähtyy hetkeksi. Emme voi ottaa vastaan yhtään palautusta, emme voi lainata tai uusia niteitä, emme voi rekisteröidä lehtiä saapuneiksi, emme tarkastaa, onko kirjaan varaus. Kirjastoon toimitettuja uusia kirjoja ei voida käsitellä lainattavaan kuntoon eikä rikki menneitä kirjoja voida poistaa.

Kirjasto ilman kirjastojärjestelmää ja hyllyjä.

“Pile of vintage Ladybird books” copyright (c) 2009 H is for Home. Käytetty Creative Commons Attribution-NonCommercial 2.0 Generic (CC BY-NC 2.0) -lisenssillä (https://creativecommons.org/licenses/by-nc/2.0/).
Kun tavallinen toimisto-ohjelma päivitetään, käyttökatkos kestää joitain minuutteja tai korkeintaan muutaman tunnin. Kirjastojärjestelmän vaihto on paljon monimutkaisempi operaatio. Pelkkä ohjelmistopäivitys olisi helppo tehdä: suljetaan vanha ohjelma, asennetaan uusi ohjelma ja otetaan se käyttöön. Monimutkaiseksi asian tekevät kirjaston tietokantaan tallennetut tiedot: kaikki vanhan järjestelmän tallentamat tiedot pitää siirtää uuteen järjestelmään.

Vanha ja uusi kirjastojärjestelmä eivät ole identtisiä. Siksi vanhan järjestelmän tietokanta konvertoidaan eli muunnetaan sellaiseen muotoon, että uusi järjestelmä voi käyttää sitä. Kirjastossa on itse asiassa jo tehty esikonversio eli eräänlainen harjoitustietokanta, jonka avulla olemme voineet tarkastaa, miten tiedot siirtyvät. Tätä esikonversiota tarkastetaan monen hengen voimin parasta aikaa ja valmistaudumme sen avulla varsinaiseen tietokannan siirtoon järjestelmästä toiseen.

Järjestelmien yhteensovittaminen vie aikaa ja vaatii hermoja.


“Puzzle Krypt” copyright (c) 2009 Muns. Käytetty Creative Commons Attribution-Share Alike 2.0 Generic -lisenssillä(https://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.0).

Varsinainen konversio eli tietokannan muuntaminen ja siirto tehdään heti sulkuajan alettua. Sen valmistuttua alamme kuumeisesti tarkastaa, että tiedot ovat siirtyneet oikein. Mikäli virheitä löytyy, ne korjataan mahdollisimman nopeasti. Esimerkiksi varausten ja lainojen tulee näkyä oikein asiakkaan tiedoissa asiakaspalvelun auetessa. Emme myöskään voi käyttää järjestelmää, jossa kirjojen ja muun aineiston tiedot ovat jollain tapaa pielessä, koska se tekisi asiakaspalvelun mahdottomaksi. Jos kirjan tila järjestelmässä on "hyllyssä", sen pitäisi myös löytyä hyllystä eikä todellisuudessa olla lainassa jollain toisella asiakkaalla.

Monimutkaisuutta projektiin tuo se, että samalla kun kirjastojärjestelmä vaihtuu, vaihtuu myös aineiston luettelointiformaatti. Luettelointiformaatti on ikään kuin resepti, jonka mukaan aineiston tiedot tallennetaan kirjaston tietokantaan. Kun tiedot on tallennettu oikein, asiakkaat ja henkilökunta löytävät tarvitsemansa aineiston helposti. Formaatit on sovittu kansainvälisesti ja niitä päivitetään säännöllisesti, että ne vastaavat asiakkaiden tiedonhaun tarpeita. Yksi tällainen päivitys on tehty jo joitain vuosia sitten ja kirjasto ottaa nyt käyttöön tämän päivitetyn formaatin. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että jokainen kirja siirretään vanhasta formaatista (FINMARC) uuteen (Marc21). Henkilökunnan tehtävä on tarkastaa, että siirto on sujunut suunnitellusti ja tiedot ovat siirtyneet oikein.

Henkilökunta ei ehdi muutenkaan lomailla sulkuaikana. Heti kirjastojen sulkeuduttua Kirkes-kirjastojen sadan hengen henkilökuntaa aletaan kouluttaa. Koulutuksia on kirjaston sulkuaikana joka päivä, sillä kirjastojärjestelmä on hyvin laaja kokonaisuus. Henkilökunta koulutetaan käyttämään muun muassa järjestelmän asiakaspalvelua (lainaus, palautus, varausten käsittely), tiedonhakua, aineiston hankintaa ja luettelointia, asiakastietojen ja maksujen hallinnointia sekä kauko- ja kotipalvelua. Lisäksi opetamme henkilökunnan käyttämään uutta asiakaskoneiden ajanvarausjärjestelmää ja uutta verkkokirjastoa. Perehdymme myös uusiin asiakaspalvelukäytäntöihin.

Pate Kattimaatti vartioi kirjaston palautusautomaattia.
Järjestelmävaihdon, tietokannan tarkastamisen ja koulutusten lisäksi kirjaston asiakas-wc:t on tarkoitus remontoida sulkuaikana. Piikkaamisesta aiheutuva melu yritetään ajoittaa näille kahdelle viikolle, ettei se häiritsisi asiakkaita. Päivitämme myös asiakastietokoneiden ajanvarausjärjestelmän ja teemme koneille myös muita päivityksiä. Kirsikkana kakussa on kirjaston lainaus- ja palautusautomaattien toiminnan testaaminen, sillä kun kirjastojärjestelmä vaihtuu, automaatit tulee ohjelmoida uudelleen. Jos automaatit ja kirjastojärjestelmä eivät juttele toisilleen, lainat ja palautukset eivät kirjaudu oikein asiakkaiden tietoihin.

Järjestelmän vaihtoa on alettu valmistella yli vuosi sitten. Henkilökunta on muun työn ohessa siivonnut tietokannasta kadonneita kirjoja, korjannut väärin kirjattuja tietoja ja varmistanut, että kaikkien kirjojen tiedot ovat järjestelmässä sellaisessa muodossa, että ne saa siirrettyä uuteen järjestelmään. Lisäksi olemme itseopiskelleet uuden järjestelmän käyttöä harjoitustietokannan avulla. Ensimmäinen järjestelmävaihtoon liittyvä koulutus on ollut keväällä 2015 ja koulutustahti kiihtyy loppua kohden.

Olemme saaneet suurimman osan töistä tehtyä niin, ettei kirjaston asiakaspalvelua ole jouduttu sulkemaan. Varsinaisen järjestelmävaihdon ja järjestelmän opettelun ajaksi meidän on kuitenkin suljettava kirjasto. Loppujen lopuksi tämä on kuitenkin hyvä asia, sillä uusi järjestelmä tuo mukanaan monia uudistuksia, joista on iloa asiakkaille! Tiedotamme niistä tarkemmin, kun saamme järjestelmän pyörimään.

Kommentit

Lähetä kommentti

Tämän blogin suosituimmat tekstit

Kilpikonna lemmikiksi?

Tammikuun 2023 vinkatut kirjat

Kirjavinkit helmikuulta 2023